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Vous souhaitez changer de logiciel comptable, rejoindre un cabinet utilisant Pennylane ou mieux organiser la gestion financière de votre entreprise ? Une migration vers Pennylane ne consiste pas uniquement à créer un compte et à connecter une banque.
Pour que le passage vers le nouvel outil soit réussi, il faut reprendre les données comptables utiles, configurer correctement le dossier, connecter les différents outils de l’entreprise, vérifier les informations importées et former les utilisateurs.
Monsieur Compta prend en charge les différentes étapes de votre migration vers Pennylane, afin que vous n’ayez pas à gérer seul les aspects techniques, comptables et organisationnels.
Dans les dossiers standards, la migration peut généralement être finalisée en sept jours à compter de la réception de l’ensemble des documents et des accès nécessaires. Le calendrier définitif dépend toutefois de la complexité du dossier, de l’historique à récupérer et des délais de transmission de l’ancien cabinet ou des éditeurs de logiciels.
Une migration mal préparée peut entraîner :
L’objectif n’est donc pas seulement de transférer des informations. Il faut s’assurer que le nouveau dossier Pennylane est cohérent avec l’activité, l’organisation et les obligations comptables de l’entreprise.
Pennylane réunit notamment des fonctionnalités de facturation, de gestion des achats, de suivi de trésorerie et de comptabilité. La plateforme propose également des intégrations avec différents outils professionnels, dont les banques, Qonto, Stripe, des solutions de paie et de nombreux logiciels métiers. (pennylane.com)
La première étape consiste à comprendre le fonctionnement actuel de l’entreprise.
Cet audit permet de déterminer :
Nous étudions notamment :
Une TPE disposant d’un seul compte bancaire et de quelques dizaines de factures par mois ne nécessite pas le même paramétrage qu’une startup utilisant Stripe, Shopify, plusieurs cartes bancaires et des abonnements récurrents.
💡Cas pratique
Vous vous demandez comment ce type de paramétrage se déroule concrètement ?
➡️ Découvrez comment nous avons structuré la comptabilité d’une startup e-commerce avec Pennylane.
Pour préparer la migration, nous vous demandons généralement :
À l’issue de cet audit, Monsieur Compta vous indique les documents nécessaires, les opérations prévues et le calendrier estimatif.
La reprise comptable Pennylane peut porter sur plusieurs catégories de données.
Selon la date de migration et les besoins de l’entreprise, il est possible de reprendre :
Le FEC, ou fichier des écritures comptables, contient les écritures enregistrées dans la comptabilité de l’entreprise.
Il permet notamment de retrouver :
Le FEC est un élément important de la reprise, mais il ne contient pas nécessairement toutes les pièces justificatives, tous les paramètres du logiciel ou toutes les informations utilisées pour établir les tableaux de bord.
Selon la situation, nous pouvons également demander :
La reprise des soldes d’ouverture consiste à reporter dans Pennylane la situation comptable à une date donnée. Elle permet de poursuivre la comptabilité sans nécessairement importer chaque écriture des exercices antérieurs.
La reprise de l’historique comptable consiste à importer un volume plus important d’écritures afin de conserver une consultation détaillée des opérations passées.
La reprise des pièces justificatives concerne les factures, reçus, contrats et autres documents rattachés aux écritures.
La migration des clients et fournisseurs permet de retrouver les coordonnées, conditions de paiement et autres informations utiles pour la facturation et le suivi des règlements.
Le niveau de reprise dépend notamment :
Une reprise exhaustive de plusieurs exercices peut demander davantage de temps qu’une reprise des soldes et de l’exercice en cours.
Avant le démarrage, préparez si possible :
Si certains documents sont détenus par l’ancien cabinet, Monsieur Compta vous indique les éléments à demander dans le cadre de la reprise du dossier.
Après récupération des données, nous procédons à la création ou à la reprise du dossier Pennylane.
Le paramétrage doit être adapté à l’activité de l’entreprise. Un mauvais réglage initial peut provoquer des erreurs répétitives dans les factures, la TVA ou le classement des opérations.
Nous contrôlons notamment :
Le paramétrage comptable peut comprendre :
Le paramétrage de la TVA est particulièrement important. Il doit tenir compte de la nature des opérations réalisées par l’entreprise, du régime applicable et, le cas échéant, des ventes internationales ou intracommunautaires.
Un paramétrage réalisé avec l’accompagnement d’un expert-comptable spécialisé dans Pennylane permet de partir sur des bases fiables et d’éviter de nombreuses corrections par la suite.
Lorsque l’entreprise utilise Pennylane pour établir ses devis et ses factures, nous pouvons configurer :
L’objectif est que les premières factures établies après la migration soient correctement numérotées, complètes et cohérentes avec les règles de l’entreprise.
Tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder aux mêmes informations.
Les droits peuvent être adaptés au rôle de chacun :
Le paramétrage des droits d’accès permet à chaque utilisateur de consulter ou modifier uniquement les informations nécessaires à sa fonction.
Pour les entreprises disposant de plusieurs collaborateurs, il est possible d’organiser des circuits de validation.
Par exemple :
Pennylane présente notamment des fonctionnalités de gestion des achats, de demandes d’achat et de workflows de validation. (pennylane.com)
La connexion bancaire Pennylane permet de faire remonter les opérations dans l’espace de gestion afin de faciliter leur suivi et leur rapprochement avec les factures.
Selon le dossier, nous pouvons organiser la connexion :
Les connexions peuvent permettre de :
Non. Le mode de récupération dépend de l’outil concerné.
Selon les cas, la transmission peut reposer sur :
Pennylane référence de nombreuses intégrations et met à disposition une API publique pour développer des connexions complémentaires. La compatibilité exacte, les données synchronisées et le sens des échanges doivent néanmoins être vérifiés pour chaque outil. (pennylane.com)
Outil ou flux | Connexion ou import envisageable | Objectif | Vérification préalable |
Banque professionnelle | Connexion bancaire ou import | Récupérer les opérations et suivre la trésorerie | Compatibilité de la banque et authentification |
Qonto | Intégration référencée par Pennylane | Récupérer les transactions et faciliter les paiements | Droits d’accès et abonnement utilisé |
Stripe | Connexion ou intégration selon la configuration | Suivre les encaissements et commissions | Nature des flux et modalités de synchronisation |
Shopify | Connecteur ou outil intermédiaire selon le besoin | Récupérer les ventes et règlements | Application utilisée, TVA et volume |
PayPal | Connexion ou import selon les possibilités disponibles | Suivre les encaissements et frais | Format des données et devises |
Logiciel de caisse | Connecteur, export ou import | Intégrer les ventes et tickets récapitulatifs | Logiciel, certification et format d’export |
Solution de paie | Intégration ou import des écritures | Comptabiliser les salaires et charges | Logiciel utilisé et fréquence |
Ancien logiciel de facturation | Import ou connecteur | Reprendre les clients, factures ou écritures | Format disponible et qualité des données |
Avant la migration, Monsieur Compta établit donc une cartographie des outils et confirme les connexions réellement réalisables.
Une fois les données importées et le paramétrage réalisé, nous effectuons plusieurs contrôles.
Ces vérifications peuvent porter sur :
💡Retour d’expérience
Découvrez comment Monsieur Compta a accompagné une TPE dans la modernisation de sa facturation avec Pennylane.
Nous pouvons notamment tester :
Ces contrôles permettent de limiter :
La mise en service intervient après validation des principaux paramètres.
Une migration vers Pennylane est réellement utile lorsque les utilisateurs comprennent comment travailler avec l’outil.
En cas de besoin, Monsieur Compta prévoit donc une présentation adaptée aux besoins du dirigeant et de ses collaborateurs.
La formation peut notamment couvrir :
La formation est adaptée au rôle de chaque utilisateur. Un salarié chargé de déposer ses notes de frais n’aura pas le même parcours qu’un dirigeant souhaitant suivre sa trésorerie et ses créances clients.
La mission de Monsieur Compta ne s’arrête pas à la création du compte.
Après la mise en service, nous pouvons intervenir pour :
Pennylane reste l’outil de gestion et de collaboration. Monsieur Compta reste votre interlocuteur pour la comptabilité, la fiscalité et l’organisation financière de votre dossier.
Pour un dossier standard, le calendrier peut être organisé de la manière suivante.
Jour | Intervention principale |
Jour 1 | Audit du dossier, validation du périmètre et réception des accès |
Jour 2 | Récupération des données comptables et administratives |
Jour 3 | Création du dossier et paramétrage comptable |
Jour 4 | Connexion des banques et des principaux outils |
Jour 5 | Reprise des clients, fournisseurs, factures et soldes |
Jour 6 | Contrôles, tests et corrections |
Jour 7 | Formation des utilisateurs et mise en service |
Ce calendrier est donné à titre indicatif.
Le délai de sept jours suppose notamment :
Une reprise de plusieurs exercices, une comptabilité incomplète, des soldes à reconstituer ou des intégrations particulières peuvent nécessiter un délai complémentaire.
Le calendrier définitif est confirmé après l’audit initial.
Action | Monsieur Compta | Client | Ancien cabinet ou éditeur |
Définition du périmètre | Analyse le dossier et propose le calendrier | Explique ses besoins | Transmet les informations techniques si nécessaire |
Transmission du FEC | Vérifie et exploite le fichier | Autorise et facilite la reprise | Transmet le FEC et les exports |
Accès bancaires | Accompagne la connexion | Réalise ou valide l’authentification | La banque fournit le service de connexion |
Factures et justificatifs | Contrôle les éléments reçus | Transmet les documents | Exporte les documents disponibles |
Paramétrage comptable | Réalise les réglages | Valide les besoins | Fournit les données techniques si nécessaire |
Connexion des outils | Organise et vérifie les flux | Fournit les accès | Confirme les possibilités d’intégration |
Contrôle des données | Compare les soldes et recherche les écarts | Répond aux demandes de précision | Transmet les compléments |
Formation | Présente le fonctionnement du dossier | Participe et teste les procédures | Peut intervenir sur son propre outil |
Validation finale | Confirme la cohérence comptable | Valide l’organisation retenue | Corrige les éventuels exports |
Un dossier standard peut généralement être préparé en sept jours après réception de tous les documents et accès. Une reprise complexe ou un historique important peut nécessiter davantage de temps.
Oui, cela peut être possible. Nous vérifions les paramètres du compte, les droits existants et les conditions de reprise avant d’organiser le changement.
Le changement de cabinet n’implique pas nécessairement une perte de données. Les modalités dépendent toutefois de la propriété du compte, des accès accordés et du périmètre des informations conservées.
Les principaux documents sont le FEC, la balance, le grand livre, les comptes annuels, les déclarations de TVA, les factures en cours, les relevés bancaires et le tableau des immobilisations.
Cela dépend du logiciel d’origine, des exports disponibles et du volume de données. Nous déterminons avec vous si une reprise complète est utile ou si une reprise ciblée suffit.
Le calendrier peut être décalé. Nous pouvons préparer certains paramétrages, mais la reprise comptable définitive dépendra de la réception des données nécessaires.
Pennylane propose des connexions bancaires, mais la compatibilité et les modalités d’authentification doivent être vérifiées pour chaque établissement et chaque type de compte.
Qonto et Stripe font partie des outils présentés dans l’écosystème d’intégrations de Pennylane. Pour Shopify, PayPal et les autres solutions, nous vérifions si la transmission repose sur une intégration, un connecteur, une API ou un import de fichier. (pennylane.com)
Monsieur Compta paramètre les principaux traitements comptables et fiscaux selon les informations disponibles et la nature des opérations de l’entreprise.
Monsieur Compta présente les procédures essentielles aux personnes amenées à utiliser le dossier. La formation est adaptée à leurs missions.
Cela dépend de la formule retenue et du périmètre de la mission. Les conditions d’accès et les éventuels abonnements sont précisés dans la proposition commerciale.
La facturation peut commencer après vérification du modèle, des mentions légales, de la numérotation, des conditions de paiement et des droits d’accès.
L’objectif est d’organiser une transition sans interruption importante. Une date de bascule est définie afin d’éviter que les mêmes opérations soient enregistrées dans deux outils différents.
Cela dépend des conditions du compte et des droits attribués. Ce point doit être clarifié avant la migration afin de préserver l’accès aux données utiles.
Nous pouvons intégrer la préparation à la facturation électronique avec Pennylane dans le paramétrage et les procédures du dossier. Pennylane se présente comme une plateforme agréée et propose des fonctionnalités destinées à l’émission, à la réception et au traitement des factures électroniques. (pennylane.com)
Monsieur Compta étudie votre logiciel actuel, les données à reprendre, les comptes bancaires et les outils à connecter avant de vous proposer un calendrier de migration adapté.
Vous savez ainsi :
Besoin d’être accompagné dans votre migration vers Pennylane ? Notre cabinet est à votre disposition pour vous guider à chaque étape.
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