Quelle que soit la taille de l’entreprise, les entreprises sont tenues à une obligation d’afficher un certain nombre d’informations dans les espaces accessibles aux employés. La diffusion peut se faire par « tout moyen » à l’aide de l’intranet de l’entreprise par exemple. Le manquement à cette obligation légale est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 10 000 € (30 000 € en cas de récidive) et 1 an d’emprisonnement. Depuis l’an dernier, la législation a apporté quelques mises à jour sur certaines obligations.
L’affichage obligatoire en entreprise, le rappel
Les règles applicables au travail sont mentionnées sur les documents qui doivent être affichés obligatoirement au sein de l’entreprise. Les informations concernent par exemple :
- L’organisation du travail ;
- La santé ;
- La sécurité ;
- Les droits des salariés.
Certains documents concernent toutes les entreprises en général, d’autres sont à afficher uniquement dans les entreprises de certain secteur d’activité.
Depuis le 20 octobre 2016, les entreprises ne sont plus tenues d’afficher les informations qui sont déjà proposées sur d’autres supports. Ces dernières sont clairement définies par les décrets n°2016-1417 et n°2016-1417, que sont :
- Le règlement intérieur ;
- L’intitulé de la convention collection et l’accord d’entreprise ;
- L’ordre des départs en congé ;
- Les repos hebdomadaires (entreprises ne proposant pas de repos de dimanche) ;
- Les textes relatifs aux harcèlements moral et sexuel ;
- Les textes sur l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes ;
- Les textes sur la lutte contre la discrimination à l’embauche.
L’affichage obligatoire de ces informations est remplacé par « tout moyen » puisqu’elles peuvent être publiées par mail ou être remis en main propre contre décharge.
L’application des décrets mentionnés plus haut a également assoupli l’obligation d’envoi de certains documents à l’inspection du travail. Il s’agit par exemple de l’avis du comité d’entreprise (CSE) concernant la mise en place d’horaires à temps partiel. Désormais, ces informations sont uniquement envoyées sur demande de l’administration.
Bon à savoir : le non-respect de l’obligation d’affichage en entreprise peut entraîner une amende de 10 000€, voire plus avec un an d’emprisonnement en cas de récidive.
L’affichage des consignes sanitaires liées au Covid-19 est-il obligatoire ?
Avec la propagation du coronavirus, les entreprises de toute taille étaient obligées d’afficher plusieurs informations et mesures sanitaires. Depuis le retour au travail et la reprise d’activité, cet affichage n’est plus obligatoire au sein des entreprises.
Néanmoins, il est vivement recommandé d’informer ses employés des mesures et gestes de sécurité à adopter pour lutter contre la propagation du virus.
Parmi les informations qui doivent figurer sur l’affichage :
- Les mesures de sécurité mises en place dans l’entreprise ;
- Les gestes barrières à adopter ;
- Le port du masque obligatoire (depuis le 1er septembre 2020) ;
- Les consignes à suivre en cas de maladie (symptôme) ;
- Les organismes et personnes à contacter en cas de besoin.
Les informations obligatoires à afficher au sein de son entreprise en 2023
Le Code du travail encadre les différents documents à afficher obligatoirement dans les entreprises en 2022. Voici une liste non exhaustive des principales informations à ne pas négliger :
- Coordonnées de l’Inspection du travail ;
- Coordonnées de Médecine du travail ;
- Convention collective applicable dans l’entreprise ;
- Horaires de travail et repos hebdomadaire ;
- Interdiction de fumer et de vapoter ;
- Services de secours d’urgence ;
- Consignes de sécurité et d’incendie ;
- Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
Pour les entreprises de plus de 11 salariés, il faut prévoir un document supplémentaire :
- Élection des représentants du personnel.
Les entreprises de plus de 20 salariés doivent également inclure :
- Le règlement intérieur : hygiène, sécurité, disciplines, sanctions, droits de la défense, prévention du harcèlement sexuel ou moral.
Quant aux structures avec plus de 50 salariés, il faut afficher les informations supplémentaires suivantes :
- Liste nominative du CSE ;
- Élection des représentants du personnel ;
- Participation.
Code pénal : qu’est-ce qui change en 2023 ?
L’année 2022 a été marquée par plusieurs changements notables en matière d’affichage obligatoire en milieu professionnel. La loi Waserman du 21 mars 2022 vient par exemple modifier les dispositifs de discrimination.
À compter du 1er septembre 2022, l’article 255-1 du Code pénal interdit la discrimination des employés en raison :
- De sa nature de facilitateur de lanceur d’alerte ;
- De sa qualité en tant que lanceur d’alerte ;
- De sa relation avec un autre lanceur d’alerte.
Cette modification doit être affichée ou diffusée par « tout moyen » au sein de toute entreprise, sans distinction de taille.
Harcèlement sexuel en entreprise : que dit la loi ?
Les sujets relatifs au harcèlement sexuel en milieu professionnel sont encadrés par la loi Avenir Professionnel du 1er janvier 2019. Celle-ci oblige les employeurs à afficher les coordonnées des personnes et organismes suivantes au sein de leur entreprise :
- Service de santé ou médecin du travail engagé par l’entreprise ;
- Inspection du travail compétente ;
- Défenseur des droits.
Pour les entreprises de moins de 250 employés, il faut afficher les coordonnées du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel désigné par le CSE.
Une fois mises à jour et complétées, ces informations doivent être transmises aux salariés par « tout moyen » (affichage, courrier, intranet). Outre les employés fixes de l’entreprise, il faut aussi informer les stagiaires, les personnes en formation, les candidats à une formation/stage/embauche.
Depuis le 31 mars 2022, la définition du harcèlement sexuel indiquée dans le Code du travail intègre les comportements et les propos à connotation sexiste.
Monsieur Compta, votre expert-comptable est à votre écoute pour vous accompagner dans la mise en place des règles d’affichages et la gestion sociale de vos salariés.
