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Une startup spécialisée dans la vente en ligne de pâtes à tartiner bio nous contacte à la suite d’une forte progression de son activité.
Son chiffre d’affaires est passé de 150 000 € à 300 000 €. Cette croissance s’est accompagnée d’une augmentation du nombre de commandes, des encaissements en ligne, des remboursements clients et des achats de marchandises.
L’organisation comptable utilisée jusqu’alors ne permettait plus au dirigeant de suivre suffisamment son activité au quotidien.
Monsieur Compta lui a donc proposé de reprendre son dossier sur Pennylane et de mettre en place une organisation comptable adaptée aux particularités d’une startup e-commerce.
Le nom de l’entreprise et certaines informations ont été modifiés afin de préserver la confidentialité du client.
L’ancien expert-comptable utilisait un logiciel principalement destiné à la tenue comptable, à l’établissement des comptes annuels et aux déclarations fiscales.
Cette organisation permettait à l’entreprise de respecter ses obligations comptables. Elle offrait toutefois une visibilité limitée au dirigeant sur :
Les informations étaient réparties entre plusieurs outils :
Le dirigeant comparait notamment le chiffre d’affaires affiché dans Shopify avec les sommes reçues sur son compte bancaire.
Or, ces montants ne pouvaient pas correspondre exactement en raison :
Un même virement pouvait également regrouper plusieurs dizaines de commandes.
Au regard de la croissance de l’entreprise et de la multiplication de ses flux, Monsieur Compta a proposé une reprise du dossier sur Pennylane.
L’objectif n’était pas uniquement de changer de logiciel comptable.
Il s’agissait de mettre en place un véritable outil de collaboration entre le dirigeant et le cabinet afin de :
Pennylane devient ainsi l’espace commun de travail. Le dirigeant accède à ses informations de gestion tandis que Monsieur Compta assure les contrôles comptables, fiscaux et financiers du dossier.
💡 Vous envisagez de migrer vers Pennylane ?
Découvrez notre accompagnement Pennylane pour bénéficier d’un paramétrage adapté à votre activité et d’un suivi par un expert-comptable.
Avant de paramétrer Pennylane, nous avons cartographié le parcours complet des ventes.
Commande Shopify → paiement Stripe ou PayPal → commission → versement sur Qonto → comptabilisation.
Nous avons également analysé le parcours des remboursements :
Vente initiale → retour du produit → remboursement du client → correction de la vente et de la TVA → rapprochement avec Stripe ou PayPal.
Cette analyse permet de déterminer :
Le dossier a ensuite été repris et organisé dans Pennylane.
Monsieur Compta a vérifié :
Le plan comptable a été adapté aux principaux flux de l’activité :
La création de comptes distincts permet d’identifier plus rapidement l’origine d’un écart.
Par exemple, lorsqu’un versement Stripe ne correspond pas aux ventes Shopify, il devient possible de vérifier si la différence provient d’une commission, d’un remboursement, d’un litige ou d’un paiement non encore reversé.
Les outils utilisés par la startup ont ensuite été intégrés à l’organisation comptable.
Selon les possibilités techniques, les données peuvent être récupérées grâce à :
L’objectif n’est pas seulement de faire remonter des données dans Pennylane. Il faut vérifier que les ventes, les paiements et les versements bancaires sont cohérents.
Outil | Données suivies | Contrôle réalisé |
Shopify | Commandes, remises et remboursements | Comparaison avec les paiements |
Stripe | Encaissements, commissions et litiges | Rapprochement des versements |
PayPal | Paiements, frais et remboursements | Contrôle du solde |
Qonto | Virements et dépenses | Rapprochement bancaire |
Amazon | Ventes, commissions et retenues | Contrôle des relevés |
La compatibilité et le périmètre exact des données récupérées doivent toujours être vérifiés selon les outils et les abonnements utilisés.
Un client passe une commande de 120 € TTC.
Stripe prélève une commission de 3 € et verse 117 € sur le compte bancaire.
Élément | Montant |
Chiffre d’affaires hors taxes | 100 € |
TVA collectée | 20 € |
Montant payé par le client | 120 € |
Commission Stripe | 3 € |
Versement bancaire | 117 € |
Le chiffre d’affaires de l’entreprise n’est donc pas de 117 €.
La comptabilité doit distinguer :
Cette distinction est indispensable pour fiabiliser le chiffre d’affaires, la TVA et la marge commerciale.
Une procédure de contrôle mensuel a été instaurée afin de ne plus attendre le bilan annuel pour identifier les écarts.
Chaque mois, Monsieur Compta rapproche :
Les contrôles portent également sur :
Les anomalies sont ainsi détectées plus rapidement.
Grâce à la nouvelle organisation, le dirigeant dispose d’une vision plus régulière de son activité.
Il peut notamment suivre :
Certains indicateurs sont disponibles dans Pennylane. D’autres nécessitent un rapprochement avec Shopify, Amazon ou l’outil utilisé pour gérer les stocks.
Avant l’intervention | Après la mise en place |
Données dispersées dans plusieurs outils | Flux organisés autour de Pennylane |
Chiffre d’affaires difficile à vérifier | Ventes rapprochées avec les paiements |
Commissions peu visibles | Frais suivis séparément |
Remboursements mal identifiés | Remboursements contrôlés |
Justificatifs répartis dans plusieurs e-mails | Documents centralisés |
TVA difficile à anticiper | Suivi organisé par type de vente |
Marge commerciale peu lisible | Achats et stocks mieux rapprochés |
Résultats disponibles tardivement | Contrôles mensuels mis en place |
Le dirigeant dispose désormais d’une meilleure visibilité sur son chiffre d’affaires, sa marge, ses stocks, sa trésorerie et ses obligations fiscales.
La comptabilité d’un site marchand ne se limite pas à importer les mouvements bancaires.
Il faut comprendre le parcours complet de chaque opération :
Commande → paiement → commission → remboursement éventuel → TVA → versement bancaire → mouvement de stock.
Monsieur Compta accompagne les startups e-commerce dans :
💡 Les problématiques présentées dans cette étude de cas sont fréquentes chez les jeunes entreprises en croissance. C’est précisément le type de situations que nous rencontrons dans le cadre de notre accompagnement des startups.
Ne laissez pas votre organisation comptable devenir un frein à votre croissance.
Monsieur Compta analyse vos plateformes de vente, vos solutions de paiement, vos stocks et vos besoins de pilotage afin de mettre en place une comptabilité adaptée à votre activité.
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